La digitalizzazione ha avvantaggiato notevolmente aziende ed enti pubblici, migliorando i processi e favorendo la gestione documentale, prima esclusivamente cartacea.

Un sistema di gestione documentale rappresenta un punto a favore di aziende e PA che desiderano maggiore trasparenza e sicurezza nella condivisione, nonché conservazione, dei documenti importanti.

Si pensi per esempio alla notevole quantità di documenti cartacei che, fino a qualche anno fa, dovevano essere mantenuti in ordine con appositi faldoni ed etichette in polverosi archivi. Un processo questo indubbiamente molto dispendioso in termini di tempo e risorse, oltre che poco sicuro.

I vantaggi della gestione documentale sono tanti, motivo per cui abbiamo deciso di concentrarci su quelli più importanti per aziende e PA.

Continua a leggere l’articolo per scoprire quali sono.

 Gestione digitale dei documenti: vantaggi per aziende e PA

I primi vantaggi immediatamente riconducibili alla gestione documentale sono:

• fruibilità delle informazioni;
• sicurezza e affidabilità;
• facilità di utilizzo.

Gli altri vantaggi che rendono questa, la scelta migliore da fare per aziende ed enti pubblici sono:

• Disponibilità dei documenti su ogni dispositivo; 

• Processi di condivisione facili e pratici.

Fruibilità delle informazioni.

Le informazioni sono immediatamente raggiungibili, da qualsiasi dispositivo connesso al software di gestione documentale, il che rende più semplice per aziende e PA consultare documenti importanti in qualsiasi momento. Ovviamente il software di gestione documentale è protetto da apposite password interne.

Sicurezza e affidabilità.

Uno dei problemi maggiori della gestione documentale cartacea, era quello d’incorrere facilmente in spiacevoli eventualità come incendi o deterioramento del materiale cartaceo nel tempo.

Il processo di digitalizzazione con la gestione documentale, va a cancellare del tutto questa possibilità, garantendo una durabilità nel tempo di documenti importanti.

Facilità di utilizzo.

La gestione dei documenti in digitale permette di ordinare e consultare molto più facilmente un documento informatico.

Se connessi, tutti i dispositivi interni aziendali o della PA, garantiscono una disponibilità dei materiali informatici H24. Inoltre, diviene anche molto più pratico e rapido condividere documenti informatici, senza necessariamente far riferimento a procedimenti burocratici di consultazione, lunghi e poco pratici.

Gestire digitalmente i documenti: benefici della scelta

I vantaggi della gestione documentale sono indubbiamente considerevoli in termini di risparmio di tempo. Ma non è soltanto questo a rendere questa scelta per aziende e PA un passo avanti necessario.

Un altro beneficio della gestione documentale che sicuramente interessa le aziende è la riduzione dei costi di gestione.

Se si pensa a quante risorse occorrono per mantenere in ordine e curato un archivio cartaceo, si comprende immediatamente quanto convenga gestire i propri documenti interni – trasformati ovviamente in documenti informatici -, semplicemente affidandosi a un apposito software o ad un’azienda specializzata in digitalizzazione documentale.

Inoltre, automatizzare il processo mediante l’ausilio di appositi sistemi di gestione documentale, riduce notevolmente la possibilità di commettere errori, soprattutto nella prima fase di archiviazione digitale, quando il documento viene creato.

Un ultimo aspetto, non però meno importante, è quello di facilitare anche la distruzione di un documento che è arrivato alla fine del suo ciclo di vita. Con la digitalizzazione anche questo processo è divenuto più semplice.

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