In un momento storico di grande evoluzione per strumenti e processi di lavoro, la digitalizzazione rappresenta un passo avanti dovuto per aziende e PA. La gestione documentale e i processi di lavoro diventano più snelli e rapidi, così come l’archiviazione documentale diviene più sicura e facile da gestire con il digitale.

Ma di cosa si tratta e in cosa consiste esattamente l’archiviazione digitale. Scopriamolo in questo articolo di Satip.

Archiviazione digitale, cos’è

Volendola spiegare in modo semplice e diretto, l’archiviazione digitale è una pratica che prevede la memorizzazione di un documento informatico su un supporto come un CD, un PC, un DVD o come nei casi attuali su di un cloud aziendale.

Un archivio digitale è difatti un complesso di documenti, di qualsivoglia natura o formato, prodotti e acquisiti in formato digitale durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Archiviare dei documenti in formato digitale, vuol dire salvaguardare le informazioni perché memorizzate in modo sicuro e permette di rendere dinamica la loro in consultazione.

La domanda che probabilmente ora viene da porsi è se l’archiviazione digitale sia assimilabile alla conservazione digitale come concetto.

In realtà sono due aspetti della stessa medaglia, ma diversi dal punto di vista della gestione. La conservazione digitale, è un processo che viene immediatamente dopo l’archiviazione digitale e che consiste nel conservare documenti di varia natura, anche quelli in precedenza cartacei.

Un’altra differenza molto importante è che la conservazione digitale è disciplinata da una normativa, ovvero l’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

I due vantaggi principali della conservazione digitale sono:

• riduzione di tempi e costi;
• maggiore efficienza in azienda.

Ma andiamo ora a comprendere meglio come si può fare l’archiviazione digitale.

Come fare archiviazione digitale

L’archiviazione digitale, benché sia un concetto semplice, deve essere supportato da strumenti e processi che ne garantiscono l’affidabilità.

Ecco di cosa un’azienda si deve dotare per archiviare digitalmente dei documenti:

• sistemi adeguati in termini di memorizzazione, di accessibilità e data protection;
• un insieme di tool e servizi che permettono di consultare, condividere e inviare i dati digitali internamente in azienda in qualsiasi momento;
• di strumenti che consentono di ottemperare ai requisiti previsti dalla Gdpr.

Le interfacce dei sistemi interni di archiviazione digitale devono essere facili da comprendere, molto intuibili anche e soprattutto per chi in azienda non ha ancora dimestichezza con questi processi.

Ovviamente è fondamentale lavorare sulla diffusione della cultura dell’innovazione in azienda, promuovendo questa nuova filosofia di gestione documentale digitalizzata.

Come facciamo a sapere se un documento digitale rispetta tutti i requisiti richiesti?

Un documento digitale deve essere:

• affidabile;
• autentico;
• accessibile;
• reperibile e leggibile;
• integro;
• duraturo.

Solo in questo caso possiamo definire digitale un documento. La sicurezza dell’archiviazione digitale dipende appunto da queste caratteristiche, che devono sempre essere soddisfatte.

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