Prima di addentrarci nel vivo dell’argomento è importante fare una distinzione tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti.

In merito a questo argomento si fa spesso confusione, in quanto non si conosce ancora bene la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione. Facciamo quindi un po’ di chiarezza.

Cos’è la dematerializzazione?

È un procedimento attraverso il quale un documento, dapprima cartaceo, viene convertito in formato digitale o anche documento informatico. Questo “passaggio”, quindi, da documento cartaceo a quello digitale, permette la sua conservazione digitale.

I vantaggi della conservazione digitale, li affronteremo più avanti in questo articolo.

Cos’è la digitalizzazione?

La digitalizzazione è un processo che trasforma un documento o un procedura offline in digitale, ovvero nella sua versione virtuale. È importante precisare che il concetto di digitalizzazione è un processo che aziende e istituzioni hanno esigenza di accogliere, apprendendone le funzionalità specifiche mediante strumenti e software appositi. Il futuro è digitale: processi e metodologie di lavoro cambiano molto velocemente.

Ma la dematerializzazione dei documenti riguarda tutti? Rispondiamo nel prossimo paragrafo.

Dematerializzazione dei documenti: chi riguarda e quali vantaggi offre

La dematerializzazione è un procedimento che riguarda e riguarderà tutti: aziende e istituzioni. Essa è applicabile a qualsiasi tipo di documento analogico, di cui appunto si desideri creare una copia digitale e conservarla in modo sicuro.

I vantaggi immediati che derivano dall’adozione di questo processo sono facilmente definibilii:

• Maggiore sicurezza nella conservazione digitale dei documenti;
• Facilità di consultazione dei documenti digitali;
• Rispetto della privacy dell’archivio digitale:
• Maggiore semplicità della condivisione interna ed esterna dei documenti digitali.

La conservazione digitale permette di custodire in modo sicuro documenti importanti che, altresì, potrebbero andare distrutti o persi per via di cause terze, come un incendio ad esempio.

Da qui si comprende che la dematerializzazione dei documenti è un procedimento alquanto fondamentale per tutti oggi. Scopriamo nel prossimo paragrafo i motivi.

Dematerializzazione dei documenti cartacei: perché è così importante

Come spiegato precedentemente si tratta di un procedimento essenziale e i motivi sono i seguenti:

• Riduzione dello spreco di carta;
• Tempi e costi di archiviazione sono ridotti;
• Maggiore ordine negli archivi;
• Miglioramento della trasmissione dei documenti, grazie a un invio rapido;
• Diminuzione dei costi relativamente al personale che si dovrebbe occupare dell’archiviazione;
• Alleggerimento della burocrazia.

Un altro aspetto, però, fondamentale del processo di dematerializzazione dei documenti è la firma elettronica, un fattore abilitante affinché essa possa essere messa in atto.

È bene sapere, ad esempio, che alcuni documenti legali potrebbero perdere valore nel momento in cui si passa al processo di dematerializzazione. Si rende quindi necessaria la firma elettronica, per garantire quindi il pieno valore legale e probatorio.

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