La digitalizzazione documentale è un processo in cui molte aziende hanno deciso d’investire, in quanto il passaggio dalla gestione documentale cartacea a quella digitale è divenuto fondamentale.

Tutto questo per garantire non soltanto una maggiore sicurezza dei dati archiviati, ma anche e soprattutto una maggiore facilità nel consultare i documenti aziendali in futuro.

Il rinnovamento digitale impone questo cambio di filosofia in termini di politiche aziendali, in quanto senza di esso, il rischio è quello di compromettere la continuità tra passato e futuro delle informazioni. Quest’ultime potrebbero andare perse in qualsiasi momento e per ogni genere di motivo, cosa che non potrebbe mai accadere, se invece quei dati fossero digitalmente conservati.

La digitalizzazione documentale rappresenta un passo avanti per le aziende, ma quali sono i documenti tipici che un’azienda può archiviare in modo digitale?

• Dichiarazioni fiscali;
• Fatture, ricevute e scontrini fiscali;
• Documento di trasporto;
• Stato patrimoniale;
• Fascicoli del personale;
• Registro acquisti.
• etc.

Queste sono solo alcune delle voci possibili, ma ovviamente la lista può diventare infinita.

Digitalizzazione delle aziende: perché è importante andare in questa direzione

Digitalizzare processi e documenti in una grande azienda o in una PMI, vuol dire anche risparmiare tempo, ridurre i costi di gestione, rendere efficiente la produttività e impiegare in modo efficace le risorse a disposizione. Ma soprattutto vuol dire espandere il mercato di riferimento.

Digitalizzazione però non vuol dire soltanto passare dal cartaceo al digitale, ma significa, prima di tutto, cambiare il modo di lavorare. Infatti, non è un segreto che le aziende con molti anni di attività alle spalle siano più restie rispetto ai cambiamenti che comporta questa nuova mentalità.

Rendere digitale la propria azienda vuol dire, anche e soprattutto, avvalersi di strumenti e tecnologie che permettono questo cambiamento. Quali sono questi strumenti?

• Un software di gestione documentale;
• La PEC aziendale;
• La firma digitale e marca temporale;
• Un buon sistema di cyber sicurity.

Sembra scontato, ma chiaramente, ciò che è imprescindibile affinché tutto funzioni, è una buona connessione internet, che permetta di effettuare tutte le operazioni digitali in modo rapido, efficace ed efficiente.

Come avviene la digitalizzazione dei documenti cartacei?

Possiamo tradurre praticamente il processo di digitalizzazione documentale in cinque possibili fasi:

1. La ricezione dei documenti, che può avvenire direttamente presso la sede del cliente o dirottando i documenti presso una sede specifica, dedicata a tale processo;
2. Scansione del documento da digitalizzare. Per questa fase, infatti, sono necessari scanner ad alta velocità;
3. Indicizzazione dei documenti, ovvero associazione dei file indice inviati dal cliente, con immagine scansione dal provider.

Nel nostro caso, per il servizio di digitalizzazione dei documenti la scansione può essere richiesta di un documento specifico dall’archiviazione documentale in cloud o la consegna del documento originale può avvenire presso la nostra sede.

Se invece l’esigenza è quella di passare all’archiviazione elettronica di un singolo documento o un pacchetto specifico, abbiamo studiato un servizio specifico che ci consente di soddisfare questa richiesta.

Digitalizza i documenti della tua azienda in modo rapido ed efficace con il nostro aiuto, affidati al nostro servizio.

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